Agenter

Sexton agenter, och vad var och en får göra.

Nästan alla i den här branschen säger agent. Skillnaden ligger inte i ordet utan i vad saken får göra utan att fråga. Här är hela listan, med den gränsen utskriven per agent.

Rekaros inköpsagenter och vad var och en får göra utan godkännande
Nummer	Agent	Vad den gör	Får göra själv
01	Behovstolken	fritext och bilagor till ett strukturerat behov	Föreslår, en människa avgör
02	Kategoriseraren	sätter CPV-kod och intern kategori	Verkställer själv, allt loggas och går att backa
03	Leverantörsspanaren	longlist med ett skäl per träff	Verkställer själv, allt loggas och går att backa
04	Underlagsskribenten	utkast till RFQ och förfrågningsunderlag	Verkställer efter godkännande
05	Tröskelrådgivaren	kontraktsvärde över hela avtalstiden	Föreslår, en människa avgör
06	Evidensinsamlaren	registerbunden evidens med källa och datum	Verkställer efter godkännande
07	Sanktionsvakten	skiljer förbud enligt 5k från listnotering	Föreslår, en människa avgör
08	Uteslutningsgranskaren	indikationer mot 13 kap. LOU	Föreslår, en människa avgör
09	Kravgranskaren	flaggar krav som riskerar att begränsa	Föreslår, en människa avgör
10	Anbudsjämföraren	jämförelsematris med reproducerbar poäng	Föreslår, en människa avgör
11	Ekonomivakten	bevakar leverantörers ekonomiska hälsa	Verkställer själv, allt loggas och går att backa
12	Frågehanteraren	svarar på leverantörsfrågor ur underlaget	Verkställer efter godkännande
13	Åtagandeutvinnaren	åtaganden, viten och nyckeldatum ur avtal	Verkställer efter godkännande
14	Förnyelsevakten	avtalsslut, optioner och uppsägningsfönster	Verkställer själv, allt loggas och går att backa
15	Beslutsvävaren	sätter samman beslutsunderlaget	Verkställer efter godkännande
16	Uppdragsledaren	äger sekvensen och stannar vid varje grind	Verkställer själv, allt loggas och går att backa

De tre nivåerna

Föreslår. Agenten lämnar ett underlag och ingenting annat. Den skriver inte i någon post, den skickar ingenting, och den sätter inget betyg. Uteslutning, kvalificering och tilldelning ligger alltid här, oavsett hur säkert underlaget ser ut, eftersom det är beslut och inte observationer.

Verkställer efter godkännande. Agenten tar fram ett utkast och stannar. En människa läser exakt det utkastet och godkänner det, och det som verkställs är det som godkändes. Godkännandet binds till innehållet, inte till ett klick i ett gränssnitt, så en modell kan inte ändra sig mellan att du läste och att något hände.

Verkställer själv. Agenten skriver, men bara sådant som går att backa och som loggas i sin helhet: en kategorikod, en bevakningspost, en berikad uppgift med sin källa. Ingen agent på den här nivån rör pengar, avtal eller tilldelning.

Vad ingen agent får göra

Ingen agent annonserar en upphandling, lämnar ett anbud eller sätter en tilldelning som slutgiltig. Ingen inställning slår på det. Spärren ligger i typsystemet i backend, och en agent som deklareras utan den kompilerar inte.

Formell annonsering och anbudsinlämning sker i ert eget upphandlingssystem. Rekaro ersätter det inte, och ska inte göra det.

Sanktioner och uteslutning är inte samma sak

En träff i en sanktionslista hindrar inte i sig en leverantör från att delta. Förbudet i artikel 5k i förordning 833/2014 gör det. De två får aldrig dela fält eller vy hos oss, för att den som läser ska kunna se vilket av dem det handlar om.

Var modellen slutar och systemet tar vid.

Varför pausen finns

Den vanligaste demon i den här branschen visar en agent som gör något imponerande utan att stanna. Sådant är enkelt att bygga och svårt att försvara i efterhand: när någon frågar varför en leverantör ströks finns ingenting att visa.

Rekaro stannar i stället, och sparar vad som föreslogs, vilken evidens som låg bakom, vem som godkände och när. Den skillnaden gör ett beslut granskningsbart ett år senare.

Vill du se det på riktigt, begär en offert eller skriv till hej@rekaro.se.