Avtalsuppföljning som faktiskt blir av

Uppföljningen är det steg som oftast uteblir, och det är också det steg där pengarna som upphandlingen sparade antingen realiseras eller försvinner.

Vad som ska följas upp

Det ni skrev i kraven. Leveranstid, kvalitet, priser och de villkor som var avgörande för att just den här leverantören vann. Ett krav som var viktigt nog att påverka utvärderingen är viktigt nog att kontrollera.

När

Bestäm intervallet när avtalet skrivs, inte när något känns fel. En uppföljning som sker för att någon blev irriterad kommer sent och landar som en anklagelse. En uppföljning som står i avtalet är rutin för båda parter.

Hur ett krav görs mätbart

Skriv kravet i den form ni vill kunna kontrollera det. Ett krav på snabb leverans går inte att följa upp; ett krav med en angiven svarstid gör det. Skillnaden märks inte vid utvärderingen men avgör allt sedan.

Det är samma arbete i båda ändar: en kravlista som fungerar vid utvärderingen fungerar vid uppföljningen, och tvärtom.

När något inte stämmer

Börja med att fråga. En avvikelse har oftast en förklaring, och leverantören ska få lämna den innan något annat händer. Dokumentera både avvikelsen och svaret.

Rekaro föreslår aldrig att ett avtal hävs eller förlängs automatiskt. Det vi föreslår är att frågan tas upp vid nästa avtalsuppföljning, med underlaget framme. Ett avtal som förlängs för att ingen sa något är precis det beteende som gör att en organisation slutar veta vad den köper.

Inför nästa upphandling

Uppföljningen är också nästa kravlistas bästa källa. Det som var svårt att mäta den här gången skrivs om, och det som ingen använde tas bort.