Avtalsprocess
Från ramavtal till avrop, och vad som händer sedan
Många köp är inte egna upphandlingar utan avrop på ett avtal som redan konkurrensutsatts. Här är stegen, och de tre ställen där värde försvinner.
Ett ramavtal är en färdig ram: leverantörer, villkor och priser är satta, och själva köpet sker som ett avrop inne i ramen. Det är därför de flesta av en organisations köp aldrig blir egna upphandlingar.
Stegen
Först upphandlas ramen. Där bestäms vilka leverantörer som får vara med, vilka villkor som gäller och hur avrop ska gå till.
Sedan sker avropen. Antingen enligt en bestämd ordning i avtalet, eller genom att de anslutna leverantörerna får konkurrera om det enskilda köpet. Vilket av de två som gäller står i ramavtalet och kan inte väljas fritt vid köptillfället.
Sist kommer uppföljningen, som är det steg som oftast uteblir.
De tre ställen där värde försvinner
Optioner som ingen räknat med. Ett avtal med förlängningsoptioner har ett annat totalvärde än grundperioden. Räknas optionerna inte in ser avtalet mindre ut än det är, och det påverkar både vad som gäller för köpet och vad ni har råd med.
Förlängningar som sker för att ingen sa nej. En förlängning ska vara ett beslut, inte en tystnad. Rekaro föreslår därför aldrig att ett avtal förlängs automatiskt. Vad vi kan göra är att lyfta frågan i tid, så att någon hinner fatta beslutet.
Uppföljning som aldrig blev av. Villkoren i avtalet är värda något bara om någon kontrollerar att de hålls. Det som avtalades om leveranstid, kvalitet och pris ska gå att jämföra mot vad som faktiskt levererades, och det kräver att kraven skrevs så att de går att mäta från början.
Vad det betyder för kravställningen
Skriv kraven i den form ni vill kunna följa upp dem. Ett krav som inte går att mäta går inte att följa upp, och ett avtalsvillkor som ingen kan visa har brutits är ett villkor utan verkan.
Det är samma arbete som gör anbuden jämförbara vid utvärderingen. En kravlista som fungerar vid utvärderingen fungerar vid uppföljningen, och tvärtom.
Vad Rekaro bidrar med
Underlaget: leverantörerna med källa på varje uppgift, ett utkast till förfrågan med kraven uppdelade, och en jämförelse som går att göra om för hand. Beslutet om avrop, förlängning eller avslut är ert, och ska vara det.