Så utvärderas anbud, steg för steg

Utvärderingen är den del av en upphandling som ser mest ut som räknande och är mest beroende av vad som skrevs långt tidigare.

Ordningen

Anbuden öppnas efter att sista svarsdag passerat. Sedan prövas de mot de krav som ställdes: uppfyller anbudet skallkraven eller inte. Först därefter utvärderas de kvarvarande mot de kriterier som annonserades.

Ett anbud som faller på ett skallkrav utvärderas alltså inte. Det är därför skallkraven ska vara få och verkligt nödvändiga: varje sådant krav är en gräns som kan sortera bort ett anbud som annars varit bäst.

Modellen bestäms i förväg

Hur pris och kvalitet vägs mot varandra ska stå i underlaget innan anbuden kommer in. En modell som väljs efteråt är inte en utvärdering, den är ett val av vinnare, och den är den vanligaste orsaken till att en tilldelning ifrågasätts.

Tre vanliga former:

Lägsta pris. Kraven bär kvaliteten, och priset avgör. Fungerar när det som köps är väl definierat.

Bästa förhållande mellan pris och kvalitet. Kvalitet poängsätts och vägs mot priset enligt en angiven formel. Kräver att kvalitetskriterierna går att poängsätta likadant av två olika personer.

Fast pris med kvalitetstävling. Priset är satt i underlaget och anbuden tävlar bara i kvalitet.

Det som gör en modell hållbar

Varje kriterium ska gå att bedöma utifrån något anbudsgivaren lämnat in, och två utvärderare ska komma till samma poäng. Kan de inte det är kriteriet en åsikt med en siffra på.

Skriv därför ut vad som ger vilken poäng, och vad som skiljer en trea från en fyra. Ett kriterium som heter helhetsintryck och saknar skala är inte utvärderingsbart.

Vad Rekaro gör i det här steget

Jämförelsen. Anbuden ställs mot kraven i en matris där varje ruta bär sin källa, så att en människa kan göra om bedömningen och se var den kom ifrån. Rekaro fastställer ingen tilldelning: den ligger kvar i ert upphandlingssystem, och beslutet är ert.